Pengukuran efektifitas sistem informasi sudah secara luas diteliti dan hal tersebut dianggap sulit, akan tetapi perlu dilakukan (Radecki,1976;Srinivisan,1985;Groter et al, 1996;Kanungo et al,1999). Menurut Yu (2005) literatur-literatur yang berkaitan dengan efektifitas sistem informasi dikelompokkan dalam tiga pendekatan, yaitu :
1. Perspektif Kontribusi untuk efisiensi organisasi pada proses kerjanya (seperti efisiensi waktu untuk pemrosesan data dan pengurangan tenaga kerja) (Attiyah ,1989;Gibson et al, 1999).
2. Perspektif kepuasan penguna (seperti kemudahan penggunaan, reliabilitas sistem) (Rockart et al,1983;Thong et al,1996).
3. Perspektif kontribusi untuk keuangan organisasi (Analisa Cost/Benefit,ROI) (Wagle,1998;Faleti,2001)
Pengukuran efektifitas sistem tidak dapat dilakukan secara sederhana, setelah sistem di implementasikan, tetapi juka harus dianalisa mulai dari pre-implementasi, pada saat implementasi dan setelah masa implementasi (reguler proses).
Kamis, 08 Oktober 2009
AKURASI INFORMASI SALES FORCE AUTOMATION SYSTEM (SFA)
Humdiana dan Evi Indriyani (2006) menyatakan bahwa pengertian informasi bersifat intangible (tidak dapat dilihat) dan nilainya (value) sangat sulit diukur. Tetapi perusahaan (business) saat ini menyimpan informasi dan menganggap hal tersebut sebagai sesuatu yang penting. Informasi dibentuk oleh komponen data, dimana data adalah fakta-fakta,simbol/karakter, data mentah atau observasi yang mengambarkan fenomena tertentu. Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses sedemikian rupa atau disampaikan dalam model yang memiliki lebih banyak makna.
Informasi yang berkualitas merujuk pada output dari sistem informasi, menyangkut nilai, manfaat, relevansi, dan urgensi dari informasi yang dihasilkan (Pitt et al. 1997). Dimensi Informasi yang berkualitas (Information Quality) menurut Bailey et al. (1983) yaitu keakuratan informasi (accuracy), ketepatwaktuan (timeliness), kelengkapan informasi (completeness) dan penyajian informasi (format). Hal ini diperkuat oleh Wixon et al. (2001) dalam Gohmann,et.al (2005) yang menyatakan, terdapat hubungan yang signifikan dalam kualitas data dimana akurasi data adalah hal yang kritikal dan menjadi benefit dari kumpulan data.
Akurasi sebagai salah satu dimensi dari kualitas informasi merupakan output dari kombinasi master data sistem/induk data, data input user, internal proses di dalam sistem (CPU/Central Processing Unit) serta laporan ataupun informasi yang diolah dari proses-proses tersebut. Informasi sistem dihasilkan dari kombinasi master data produk, data input user, serta internal proses sistem (CPU/Central Processing Unit).
- Master data sistem yaitu : data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa dilakukan, Masbukhin (2005). Master data untuk sistem SFA adalah data master yang meliputi master data produk,harga, customer dan employee. Pada master data tersebut terdapat atribute, dimana semakin lengkap informasi pada atribute tersebut maka informasi yang di dapatkan akan semakin lengkap. Kelengkapan master data akan mempermudah user didalam mengolah dan menggunakan informasi.
- Data input user, yaitu : data yang digunakan pada saat user melakukan transaksi. Jenis –jenis transaksi yang dilakukan tergantung desain proses bisnis. Untuk system SFA, jenis transaksi yang dilakukan adalah ; transaksi pencatatan informasi dari pelanggan, pencatatan data stock dan display produk di outlet, transaksi penjualan dan pembayaran dari pelanggan serta transaksi yang berkaitan dengan promosi ataupun survey yang dilakukan.
Informasi yang berkualitas merujuk pada output dari sistem informasi, menyangkut nilai, manfaat, relevansi, dan urgensi dari informasi yang dihasilkan (Pitt et al. 1997). Dimensi Informasi yang berkualitas (Information Quality) menurut Bailey et al. (1983) yaitu keakuratan informasi (accuracy), ketepatwaktuan (timeliness), kelengkapan informasi (completeness) dan penyajian informasi (format). Hal ini diperkuat oleh Wixon et al. (2001) dalam Gohmann,et.al (2005) yang menyatakan, terdapat hubungan yang signifikan dalam kualitas data dimana akurasi data adalah hal yang kritikal dan menjadi benefit dari kumpulan data.
Akurasi sebagai salah satu dimensi dari kualitas informasi merupakan output dari kombinasi master data sistem/induk data, data input user, internal proses di dalam sistem (CPU/Central Processing Unit) serta laporan ataupun informasi yang diolah dari proses-proses tersebut. Informasi sistem dihasilkan dari kombinasi master data produk, data input user, serta internal proses sistem (CPU/Central Processing Unit).
- Master data sistem yaitu : data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa dilakukan, Masbukhin (2005). Master data untuk sistem SFA adalah data master yang meliputi master data produk,harga, customer dan employee. Pada master data tersebut terdapat atribute, dimana semakin lengkap informasi pada atribute tersebut maka informasi yang di dapatkan akan semakin lengkap. Kelengkapan master data akan mempermudah user didalam mengolah dan menggunakan informasi.
- Data input user, yaitu : data yang digunakan pada saat user melakukan transaksi. Jenis –jenis transaksi yang dilakukan tergantung desain proses bisnis. Untuk system SFA, jenis transaksi yang dilakukan adalah ; transaksi pencatatan informasi dari pelanggan, pencatatan data stock dan display produk di outlet, transaksi penjualan dan pembayaran dari pelanggan serta transaksi yang berkaitan dengan promosi ataupun survey yang dilakukan.
KUNCI SUKSES IMPLEMENTASI SALESFORCE AUTOMATION SYSTEM
Salah satu faktor penting dalam penggunaan system SFA adalah perlunya mempertahankan dan meningkatkan akurasi informasi dari sistem SFA untuk mengoptimalisasi sistem SFA (Salesforce automation) yang dipergunakan. Akurasi informasi yang berpengaruh terhadap beberapa variabel lainnya merupakan faktor kritikal yang berpengaruh terhadap penerimaan sistem oleh sales force (kepuasan user). Jika informasi yang diterima user tidak akurat, maka penggunaan sistem hanya akan menghabiskan waktu saja (non efisien) sehingga user akan tidak puas terhadap sistem SFA yang dipergunakan, sehingga akan berdampak pada produktifitas user.
Melihat pentingnya kesesuaian reporting dari system SFA sebagai faktor yang dominan di dalam akurasi informasi, maka perhatian terhadap komponen pembentuk kesesuaian report dengan kondisi fisik (real) mutlak diperlukan. Kesesuaian report sebagai sebuah output terbentuk dari komponen master data produk, yaitu data induk yang akan dipergunakan untuk melakukan transaksi, yang terdiri dari master data produk, master data customer, Pricing master dan lain-lain. Akurasi master data akan berpengaruh terhadap proses transaksi, karena jika master datanya tidak akurat maka dalam proses transaksi akan menyulitkan user. Komponen berikutnya adalah data input oleh user, yaitu data transaksi yang di input pada saat user melakukan proses transaksi. Kombinasi antara master data dan data transaksi akan di olah oleh internal proses (CPU/Central Processing Unit) yang sudah dikonfigurasi mengikuti proses bisnis suatu organisasi. Output pengolahan yang dilakukan dengan mengkombinasikan master data dan data transaksi akan menjadi suatu report atau report yang didalamnya terdapat informasi yang diperlukan untuk proses analisa, pengambilan keputusan maupun untuk perbaikan berkelanjutan. Informasi yang akurat yang dihasilkan dari faktor-faktor diatas akan membantu sales force di dalam memperhitungkan saran order outlet karena tersedianya history data penjualan per customer. Informasi penyebaran produk / distribusi mudah dianalisa serta perbaikan terhadap efektifitas kerja dapat dilakukan karena terdapat data yang menunjang. Dengan demikian, beberapa hal yang perlu diperhatikan, untuk menunjang akurasi informasi sistem adalah up date master data secara berkelanjutan sehingga informasi yang didapatkan juga relevan, proses cleansing master data untuk membersihkan data master dari data – data usang yang akan menjadikan bias analisa. Validasi terhadap data input user juga penting untuk diperhatikan, termasuk dengan melakukan random check terhadap data-data input transaksi yang bersifat analisa, sehingga terdapat kesesuaian antara report yang dihasilkan oleh sistem dengan kondisi real.
Sebagai sistem yang di develop dengan biaya yang tinggi maka kesesuaian antara plan dan actual benefit dari implementasi sistem merupakan faktor penting. Biaya yang ditimbulkan dari proses development akan menjadi investasi yang akan menghasilkan keuntungan dengan peningkatan produktifitas individu yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerja dari organisasi. Desain blue print system pada saat awal setting requirement system menjadi faktor kritikal untuk menghasilkan sistem yang lebih efektif dibandingkan dengan sistem sebelumnya, yang akan menggambarkan proses bisnis secara lengkap (end to end).
Demikian juga dengan metode implementasi sistem setelah proses development selesai, juga menjadi faktor yang perlu diperhatikan karena akan terjadi perubahan budaya / kebiasaan, yang belum tentu dapat diterima oleh semua user. Efektifitas sistem juga perlu di maintain dengan melakukan pengecekan dan maintenance secara berkala, khususnya pada akselerasi server data base untuk memastikan kondisi sistem selalu prima. Pemakaian sistem SFA bagi new user, mutlak memerlukan suatu proses pembelajaran / pelatihan, karena sebagai suatu sistem informasi yang mempergunakan alat-alat TI yang relatif canggih, kesalahan pemakaian akan mengakibatkan data input tidak akurat, sehingga informasi yang di dapatkan menjadi tidak berguna. Komunikasi efektif antara team implementor dengan user melalui proses training / pelatihan dengan memastikan bahwa instruktur / trainner memiliki kecukupan pengetahuan mengenai sistem maupun pengetahuan terhadap proses bisnis, akan membantu penerimaan user terhadap sistem SFA.
Perencanaan maupun pengelolaan sebuah pelatihan sistem SFA hendaknya dilakukan dengan sebaik mungkin karena manfaat yang dirasakan oleh user terhadap pelatihan yang diterima akan mempengaruhi efektifitas sistem dan kepuasan user. Pelatihan yang dilakukan saat ini, merupakan ”investasi jangka panjang”, dimana jika user mendapatkan manfaat dari pelatihan yang diterima maka untuk proses pelatihan / implementasi sistem yang lain juga akan direspon dengan baik oleh user. Pembelajaran berkelanjutan untuk memanfaatkan informasi dari sistem SFA perlu dilakukan secara continue, sehingga benefit yang di terima dapat di optimalkan.
Dengan memperhatikan hal-hal diatas, maka diharapkan user akan puas terhadap sistem yang di dipergunakan sehingga dengan adanya pengukuran yang bertahap pada hal-hal yang menjadi faktor kritikal dalam fungsi sales personnel maka produktivitas user juga akan lebih meningkat. Dengan meningkatnya produktivitas ini, maka performance user juga akan meningkat, sehingga tujuan dari penggunaan dan pengembangan sistem SFA dapat di capai.
Melihat pentingnya kesesuaian reporting dari system SFA sebagai faktor yang dominan di dalam akurasi informasi, maka perhatian terhadap komponen pembentuk kesesuaian report dengan kondisi fisik (real) mutlak diperlukan. Kesesuaian report sebagai sebuah output terbentuk dari komponen master data produk, yaitu data induk yang akan dipergunakan untuk melakukan transaksi, yang terdiri dari master data produk, master data customer, Pricing master dan lain-lain. Akurasi master data akan berpengaruh terhadap proses transaksi, karena jika master datanya tidak akurat maka dalam proses transaksi akan menyulitkan user. Komponen berikutnya adalah data input oleh user, yaitu data transaksi yang di input pada saat user melakukan proses transaksi. Kombinasi antara master data dan data transaksi akan di olah oleh internal proses (CPU/Central Processing Unit) yang sudah dikonfigurasi mengikuti proses bisnis suatu organisasi. Output pengolahan yang dilakukan dengan mengkombinasikan master data dan data transaksi akan menjadi suatu report atau report yang didalamnya terdapat informasi yang diperlukan untuk proses analisa, pengambilan keputusan maupun untuk perbaikan berkelanjutan. Informasi yang akurat yang dihasilkan dari faktor-faktor diatas akan membantu sales force di dalam memperhitungkan saran order outlet karena tersedianya history data penjualan per customer. Informasi penyebaran produk / distribusi mudah dianalisa serta perbaikan terhadap efektifitas kerja dapat dilakukan karena terdapat data yang menunjang. Dengan demikian, beberapa hal yang perlu diperhatikan, untuk menunjang akurasi informasi sistem adalah up date master data secara berkelanjutan sehingga informasi yang didapatkan juga relevan, proses cleansing master data untuk membersihkan data master dari data – data usang yang akan menjadikan bias analisa. Validasi terhadap data input user juga penting untuk diperhatikan, termasuk dengan melakukan random check terhadap data-data input transaksi yang bersifat analisa, sehingga terdapat kesesuaian antara report yang dihasilkan oleh sistem dengan kondisi real.
Sebagai sistem yang di develop dengan biaya yang tinggi maka kesesuaian antara plan dan actual benefit dari implementasi sistem merupakan faktor penting. Biaya yang ditimbulkan dari proses development akan menjadi investasi yang akan menghasilkan keuntungan dengan peningkatan produktifitas individu yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerja dari organisasi. Desain blue print system pada saat awal setting requirement system menjadi faktor kritikal untuk menghasilkan sistem yang lebih efektif dibandingkan dengan sistem sebelumnya, yang akan menggambarkan proses bisnis secara lengkap (end to end).
Demikian juga dengan metode implementasi sistem setelah proses development selesai, juga menjadi faktor yang perlu diperhatikan karena akan terjadi perubahan budaya / kebiasaan, yang belum tentu dapat diterima oleh semua user. Efektifitas sistem juga perlu di maintain dengan melakukan pengecekan dan maintenance secara berkala, khususnya pada akselerasi server data base untuk memastikan kondisi sistem selalu prima. Pemakaian sistem SFA bagi new user, mutlak memerlukan suatu proses pembelajaran / pelatihan, karena sebagai suatu sistem informasi yang mempergunakan alat-alat TI yang relatif canggih, kesalahan pemakaian akan mengakibatkan data input tidak akurat, sehingga informasi yang di dapatkan menjadi tidak berguna. Komunikasi efektif antara team implementor dengan user melalui proses training / pelatihan dengan memastikan bahwa instruktur / trainner memiliki kecukupan pengetahuan mengenai sistem maupun pengetahuan terhadap proses bisnis, akan membantu penerimaan user terhadap sistem SFA.
Perencanaan maupun pengelolaan sebuah pelatihan sistem SFA hendaknya dilakukan dengan sebaik mungkin karena manfaat yang dirasakan oleh user terhadap pelatihan yang diterima akan mempengaruhi efektifitas sistem dan kepuasan user. Pelatihan yang dilakukan saat ini, merupakan ”investasi jangka panjang”, dimana jika user mendapatkan manfaat dari pelatihan yang diterima maka untuk proses pelatihan / implementasi sistem yang lain juga akan direspon dengan baik oleh user. Pembelajaran berkelanjutan untuk memanfaatkan informasi dari sistem SFA perlu dilakukan secara continue, sehingga benefit yang di terima dapat di optimalkan.
Dengan memperhatikan hal-hal diatas, maka diharapkan user akan puas terhadap sistem yang di dipergunakan sehingga dengan adanya pengukuran yang bertahap pada hal-hal yang menjadi faktor kritikal dalam fungsi sales personnel maka produktivitas user juga akan lebih meningkat. Dengan meningkatnya produktivitas ini, maka performance user juga akan meningkat, sehingga tujuan dari penggunaan dan pengembangan sistem SFA dapat di capai.
BAGAIMANA SALES FORCE AUTOMATION (SFA) SYSTEM BEKERJA
SFA System sebagai sebuah sistem informasi yang dipergunakan di bagian pemasaran atau manajemen untuk melakukan proses otomatisasi penjualan atau fungsi manajemen tenaga penjualan di harapkan dapat memberikan kontribusi positif yang bisa meningkatkan performance dari sales force yang akan berujung pada peningkatan performance organisasi.
SFA sistem biasanya terdiri dari 2 aplikasi yaitu aplikasi back-office dan front-end. Aplikasi di sisi back-office biasanya akan dipergunakan oleh fungsi administrasi yang berkaitan dengan proses adminsitrasi data dan juga dipergunakan oleh manajemen untuk proses analisis data. Sedangkan aplikasi front-end akan dipergunakan oleh fungsi yang langsung berhubungan dengan costumer (seperti sales force).
Pada beberapa organisasi aplikasi back office dari Sistem SFA masih akan terhubung dengan sistem utama organisasi, dimana sistem utama tersebut biasanya akan melakukan integrasi sehingga akan di dapatkan informasi yang lebih komperehensif. Integrasi tersebut juga perlu dilakukan agar informasi yang masuk ke sistem utama telah di filter, sehingga data base hanya akan terisi dengan informasi yang benar-benar perlu. Informasi yang bersifat detail biasanya tersedia di back office dari sistem SFA.
Sedangkan front-end, karena akan langsung dipergunakan oleh user yang berhubungan langsung dengan customer, haruslah di desain dengan user friendly. Dengan semakin majunya teknologi, sebagian besar aplikasi SFA sistem yang dipergunakan adalah dengan memanfaatkan PDA (Personel Data Assistant) masing-masing sales force yang terhubung dengan sistem IT (back – office )di masing-masing cabang. Dan selanjutnya akan terintegrasi dengan sistem utama perusahaan. Pada perusahaan distribusi sistem terpadu ini memungkinkan semua anggota tim penjualan untuk mengumpulkan dan memonitor informasi penjualan hingga level pengecer (retail), sehingga manajemenpun mendapatkan data pasar yang akurat dan berkualitas. Rutinitas pekerjaan sales force yang awalnya di lakukan full dengan kertas kerja (work paper) beralih dengan pemanfaatan sistem, dimana setiap hari data rute kunjungan, jumlah outlet yang harus dikunjungi, alamat outlet serta history performancenya, akan di download ke PDA dan sales force melakukan kegiatan operasionalnya berdasarkan rute tersebut. Standartisasi proses kerja berbasis sistem mempermudah proses kerja sales force karena keseluruhan data yang terkait dengan outlet, produk, harga maupun piutang akan tersimpan di dalam aplikasi tersebut. Pencatatan waktu kerja (lama waktu di outlet maupun di perjalanan) dilakukan secara otomatis di sistem, hasil kunjungan ke outlet tersebut (ada penjualan atau tidak) serta alasan kegagalan kunjungan (jika sales force tidak mengunjungi outlet atau kunjungan tidak menghasilkan penjualan).
Nah kalau semua informasi sudah tersedia, selanjutnya proses analisis dan pemanfaatan informasilah yang akan bekerja. Informasi-2 tersebut haruslah dipergunakan untuk peningkatan performance dengan melakukan pen-deteksian terhadap penyebab dari ketidaksesuaian dan selanjutnya melakukan perbaikan / continuos improvement atas kondisi tersebut. Jika hal itu dapat dilakukan secara berkelanjutan maka performance-pun pasti akan meningkat..
SFA sistem biasanya terdiri dari 2 aplikasi yaitu aplikasi back-office dan front-end. Aplikasi di sisi back-office biasanya akan dipergunakan oleh fungsi administrasi yang berkaitan dengan proses adminsitrasi data dan juga dipergunakan oleh manajemen untuk proses analisis data. Sedangkan aplikasi front-end akan dipergunakan oleh fungsi yang langsung berhubungan dengan costumer (seperti sales force).
Pada beberapa organisasi aplikasi back office dari Sistem SFA masih akan terhubung dengan sistem utama organisasi, dimana sistem utama tersebut biasanya akan melakukan integrasi sehingga akan di dapatkan informasi yang lebih komperehensif. Integrasi tersebut juga perlu dilakukan agar informasi yang masuk ke sistem utama telah di filter, sehingga data base hanya akan terisi dengan informasi yang benar-benar perlu. Informasi yang bersifat detail biasanya tersedia di back office dari sistem SFA.
Sedangkan front-end, karena akan langsung dipergunakan oleh user yang berhubungan langsung dengan customer, haruslah di desain dengan user friendly. Dengan semakin majunya teknologi, sebagian besar aplikasi SFA sistem yang dipergunakan adalah dengan memanfaatkan PDA (Personel Data Assistant) masing-masing sales force yang terhubung dengan sistem IT (back – office )di masing-masing cabang. Dan selanjutnya akan terintegrasi dengan sistem utama perusahaan. Pada perusahaan distribusi sistem terpadu ini memungkinkan semua anggota tim penjualan untuk mengumpulkan dan memonitor informasi penjualan hingga level pengecer (retail), sehingga manajemenpun mendapatkan data pasar yang akurat dan berkualitas. Rutinitas pekerjaan sales force yang awalnya di lakukan full dengan kertas kerja (work paper) beralih dengan pemanfaatan sistem, dimana setiap hari data rute kunjungan, jumlah outlet yang harus dikunjungi, alamat outlet serta history performancenya, akan di download ke PDA dan sales force melakukan kegiatan operasionalnya berdasarkan rute tersebut. Standartisasi proses kerja berbasis sistem mempermudah proses kerja sales force karena keseluruhan data yang terkait dengan outlet, produk, harga maupun piutang akan tersimpan di dalam aplikasi tersebut. Pencatatan waktu kerja (lama waktu di outlet maupun di perjalanan) dilakukan secara otomatis di sistem, hasil kunjungan ke outlet tersebut (ada penjualan atau tidak) serta alasan kegagalan kunjungan (jika sales force tidak mengunjungi outlet atau kunjungan tidak menghasilkan penjualan).
Nah kalau semua informasi sudah tersedia, selanjutnya proses analisis dan pemanfaatan informasilah yang akan bekerja. Informasi-2 tersebut haruslah dipergunakan untuk peningkatan performance dengan melakukan pen-deteksian terhadap penyebab dari ketidaksesuaian dan selanjutnya melakukan perbaikan / continuos improvement atas kondisi tersebut. Jika hal itu dapat dilakukan secara berkelanjutan maka performance-pun pasti akan meningkat..
Langganan:
Postingan (Atom)
