KUNCI SUKSES IMPLEMENTASI SALESFORCE AUTOMATION SYSTEM

Salah satu faktor penting dalam penggunaan system SFA adalah perlunya mempertahankan dan meningkatkan akurasi informasi dari sistem SFA untuk mengoptimalisasi sistem SFA (Salesforce automation) yang dipergunakan. Akurasi informasi yang berpengaruh terhadap beberapa variabel lainnya merupakan faktor kritikal yang berpengaruh terhadap penerimaan sistem oleh sales force (kepuasan user). Jika informasi yang diterima user tidak akurat, maka penggunaan sistem hanya akan menghabiskan waktu saja (non efisien) sehingga user akan tidak puas terhadap sistem SFA yang dipergunakan, sehingga akan berdampak pada produktifitas user.


Melihat pentingnya kesesuaian reporting dari system SFA sebagai faktor yang dominan di dalam akurasi informasi, maka perhatian terhadap komponen pembentuk kesesuaian report dengan kondisi fisik (real) mutlak diperlukan. Kesesuaian report sebagai sebuah output terbentuk dari komponen master data produk, yaitu data induk yang akan dipergunakan untuk melakukan transaksi, yang terdiri dari master data produk, master data customer, Pricing master dan lain-lain. Akurasi master data akan berpengaruh terhadap proses transaksi, karena jika master datanya tidak akurat maka dalam proses transaksi akan menyulitkan user. Komponen berikutnya adalah data input oleh user, yaitu data transaksi yang di input pada saat user melakukan proses transaksi. Kombinasi antara master data dan data transaksi akan di olah oleh internal proses (CPU/Central Processing Unit) yang sudah dikonfigurasi mengikuti proses bisnis suatu organisasi. Output pengolahan yang dilakukan dengan mengkombinasikan master data dan data transaksi akan menjadi suatu report atau report yang didalamnya terdapat informasi yang diperlukan untuk proses analisa, pengambilan keputusan maupun untuk perbaikan berkelanjutan. Informasi yang akurat yang dihasilkan dari faktor-faktor diatas akan membantu sales force di dalam memperhitungkan saran order outlet karena tersedianya history data penjualan per customer. Informasi penyebaran produk / distribusi mudah dianalisa serta perbaikan terhadap efektifitas kerja dapat dilakukan karena terdapat data yang menunjang. Dengan demikian, beberapa hal yang perlu diperhatikan, untuk menunjang akurasi informasi sistem adalah up date master data secara berkelanjutan sehingga informasi yang didapatkan juga relevan, proses cleansing master data untuk membersihkan data master dari data – data usang yang akan menjadikan bias analisa. Validasi terhadap data input user juga penting untuk diperhatikan, termasuk dengan melakukan random check terhadap data-data input transaksi yang bersifat analisa, sehingga terdapat kesesuaian antara report yang dihasilkan oleh sistem dengan kondisi real.

Sebagai sistem yang di develop dengan biaya yang tinggi maka kesesuaian antara plan dan actual benefit dari implementasi sistem merupakan faktor penting. Biaya yang ditimbulkan dari proses development akan menjadi investasi yang akan menghasilkan keuntungan dengan peningkatan produktifitas individu yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerja dari organisasi. Desain blue print system pada saat awal setting requirement system menjadi faktor kritikal untuk menghasilkan sistem yang lebih efektif dibandingkan dengan sistem sebelumnya, yang akan menggambarkan proses bisnis secara lengkap (end to end).

Demikian juga dengan metode implementasi sistem setelah proses development selesai, juga menjadi faktor yang perlu diperhatikan karena akan terjadi perubahan budaya / kebiasaan, yang belum tentu dapat diterima oleh semua user. Efektifitas sistem juga perlu di maintain dengan melakukan pengecekan dan maintenance secara berkala, khususnya pada akselerasi server data base untuk memastikan kondisi sistem selalu prima. Pemakaian sistem SFA bagi new user, mutlak memerlukan suatu proses pembelajaran / pelatihan, karena sebagai suatu sistem informasi yang mempergunakan alat-alat TI yang relatif canggih, kesalahan pemakaian akan mengakibatkan data input tidak akurat, sehingga informasi yang di dapatkan menjadi tidak berguna. Komunikasi efektif antara team implementor dengan user melalui proses training / pelatihan dengan memastikan bahwa instruktur / trainner memiliki kecukupan pengetahuan mengenai sistem maupun pengetahuan terhadap proses bisnis, akan membantu penerimaan user terhadap sistem SFA.

Perencanaan maupun pengelolaan sebuah pelatihan sistem SFA hendaknya dilakukan dengan sebaik mungkin karena manfaat yang dirasakan oleh user terhadap pelatihan yang diterima akan mempengaruhi efektifitas sistem dan kepuasan user. Pelatihan yang dilakukan saat ini, merupakan ”investasi jangka panjang”, dimana jika user mendapatkan manfaat dari pelatihan yang diterima maka untuk proses pelatihan / implementasi sistem yang lain juga akan direspon dengan baik oleh user. Pembelajaran berkelanjutan untuk memanfaatkan informasi dari sistem SFA perlu dilakukan secara continue, sehingga benefit yang di terima dapat di optimalkan.

Dengan memperhatikan hal-hal diatas, maka diharapkan user akan puas terhadap sistem yang di dipergunakan sehingga dengan adanya pengukuran yang bertahap pada hal-hal yang menjadi faktor kritikal dalam fungsi sales personnel maka produktivitas user juga akan lebih meningkat. Dengan meningkatnya produktivitas ini, maka performance user juga akan meningkat, sehingga tujuan dari penggunaan dan pengembangan sistem SFA dapat di capai.