BAGAIMANA SALES FORCE AUTOMATION (SFA) SYSTEM BEKERJA

SFA System sebagai sebuah sistem informasi yang dipergunakan di bagian pemasaran atau manajemen untuk melakukan proses otomatisasi penjualan atau fungsi manajemen tenaga penjualan di harapkan dapat memberikan kontribusi positif yang bisa meningkatkan performance dari sales force yang akan berujung pada peningkatan performance organisasi.


SFA sistem biasanya terdiri dari 2 aplikasi yaitu aplikasi back-office dan front-end. Aplikasi di sisi back-office biasanya akan dipergunakan oleh fungsi administrasi yang berkaitan dengan proses adminsitrasi data dan juga dipergunakan oleh manajemen untuk proses analisis data. Sedangkan aplikasi front-end akan dipergunakan oleh fungsi yang langsung berhubungan dengan costumer (seperti sales force).

Pada beberapa organisasi aplikasi back office dari Sistem SFA masih akan terhubung dengan sistem utama organisasi, dimana sistem utama tersebut biasanya akan melakukan integrasi sehingga akan di dapatkan informasi yang lebih komperehensif. Integrasi tersebut juga perlu dilakukan agar informasi yang masuk ke sistem utama telah di filter, sehingga data base hanya akan terisi dengan informasi yang benar-benar perlu. Informasi yang bersifat detail biasanya tersedia di back office dari sistem SFA.

Sedangkan front-end, karena akan langsung dipergunakan oleh user yang berhubungan langsung dengan customer, haruslah di desain dengan user friendly. Dengan semakin majunya teknologi, sebagian besar aplikasi SFA sistem yang dipergunakan adalah dengan memanfaatkan PDA (Personel Data Assistant) masing-masing sales force yang terhubung dengan sistem IT (back – office )di masing-masing cabang. Dan selanjutnya akan terintegrasi dengan sistem utama perusahaan. Pada perusahaan distribusi sistem terpadu ini memungkinkan semua anggota tim penjualan untuk mengumpulkan dan memonitor informasi penjualan hingga level pengecer (retail), sehingga manajemenpun mendapatkan data pasar yang akurat dan berkualitas. Rutinitas pekerjaan sales force yang awalnya di lakukan full dengan kertas kerja (work paper) beralih dengan pemanfaatan sistem, dimana setiap hari data rute kunjungan, jumlah outlet yang harus dikunjungi, alamat outlet serta history performancenya, akan di download ke PDA dan sales force melakukan kegiatan operasionalnya berdasarkan rute tersebut. Standartisasi proses kerja berbasis sistem mempermudah proses kerja sales force karena keseluruhan data yang terkait dengan outlet, produk, harga maupun piutang akan tersimpan di dalam aplikasi tersebut. Pencatatan waktu kerja (lama waktu di outlet maupun di perjalanan) dilakukan secara otomatis di sistem, hasil kunjungan ke outlet tersebut (ada penjualan atau tidak) serta alasan kegagalan kunjungan (jika sales force tidak mengunjungi outlet atau kunjungan tidak menghasilkan penjualan).

Nah kalau semua informasi sudah tersedia, selanjutnya proses analisis dan pemanfaatan informasilah yang akan bekerja. Informasi-2 tersebut haruslah dipergunakan untuk peningkatan performance dengan melakukan pen-deteksian terhadap penyebab dari ketidaksesuaian dan selanjutnya melakukan perbaikan / continuos improvement atas kondisi tersebut. Jika hal itu dapat dilakukan secara berkelanjutan maka performance-pun pasti akan meningkat..